Der Coronavirus hat viele Firmen gezwungen, kurzfristig Heimarbeitsplätze einzurichten. Schnelles Handeln war erforderlich, denn derzeit muss die Ausbreitung des Virus unbedingt eingedämmt werden. Häufig wurde das Homeoffice deshalb erst einmal provisorisch realisiert. Haben Sie Ihre Mitarbeiter bereits ins Home-Office geschickt und sind sich unsicher, ob weiterhin produktive Arbeit möglich ist? Denken Sie über eine Umstellung zur Telearbeit nach, scheuen jedoch die technischen Voraussetzungen? In diesem Beitrag möchten wir alle wichtigen Tipps zum Thema Heimarbeit mit Ihnen teilen. Wir haben dabei nicht nur technische Empfehlungen für Sie zusammengefasst, sondern auch einige Praxistipps für die Mitarbeiter im Homeoffice.
Risiko Corona – Reduzieren Sie die Ansteckungsgefahr für Mitarbeiter
Während zunächst nur in einigen Ländern ein erhöhtes Risiko zu bestehen schien, breitet sich der Coronavirus weltweit aus und die Zahlen der Infizierten nehmen täglich zu. Kein Wunder also, dass mehr und mehr Firmen über Home-Office und Telearbeit nachdenken. Der Bedarf an kreativen und digitalen Kommunikationslösungen wie Cloud-Telefonie, Videokonferenzsoftware oder Instant Messengern steigt täglich an. Selbst große Unternehmen wie Google setzen derzeit flächendeckend auf Heimarbeit. Dabei ist der Umstieg gerade für kleinere Betriebe alles andere als ein Kinderspiel. So bereiten Sie das Home Office vor.
Unsere Tipps für funktionale Heimarbeit
Homeoffice sollte eigentlich nicht von heute auf morgen umgesetzt werden, sondern bedarf in den meisten Fällen etwas Vorlaufzeit. Die Pandemie zwingt nun allerdings zum schnellen Handeln, was in der Praxis zu vielen provisorischen Arbeitsplätzen geführt hat. Ist sichergestellt, dass die Arbeit aller Mitarbeiter auch dezentral und von einem Heimarbeitsplatz erledigt werden kann, gilt es im nächsten Schritt, die dafür benötigte IT zur Verfügung zu stellen. Das bedeutet der Arbeitsrechner muss dem Mitarbeiter mitgegeben werden. Gegebenenfalls sind zusätzliche Bildschirme, Zubehör wie Headsets oder neue Telefonanlagen zu organisieren. Wichtig sind aber auch die Absprachen. Wer ist wofür verantwortlich und wann müssen Mitarbeiter erreichbar sein? Je besser die Absprache, desto effektiver wird auch im Anschluss die Kommunikation sein.
Technische Lösungen von wnm®
Wir haben bereits viele Unternehmen bei unterschiedlichen Digitalisierungsprozessen unterstützt. Als Hosting-Provider sind wir deshalb in der Lage, Lösungen bereitzustellen, die spezifisch auf den derzeitigen Bedarf an Heimarbeitsplätzen zugeschnitten sind.
Home-Office Hosting
Mit unserem Homeoffice Hosting ermöglichen wir es Ihnen und Ihren Mitarbeitern, selbst bei unvorhersehbaren Geschehnissen flexibel zu reagieren. Sie stellen dabei vollfunktionale Heimarbeitsplätze bereit, sodass Ihre Mitarbeiter die gewohnte Arbeit von Zuhause aus fortsetzen können. Sie benötigen dafür nur die entsprechenden Endgeräte wie einen PC, Mac oder ein Tablet. Die Infrastruktur wird von uns über einen Server bereitgestellt.
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Cloud-Telefonie mit Placetel
Über das System Placetel können wir Sie und Ihre Mitarbeiter auch kurzfristig mit einer Telefonanlage versorgen. Telefoniert wird dabei nicht über die herkömmliche Telefonleitung, sondern stattdessen via Cloud. Wir sorgen für die benötigten Serverkapazitäten und vermitteln Sie auf Wunsch mit zusätzlicher Hardware. Cloud-Telefonie ist jedoch auf Wunsch auch mit PC oder Tablet möglich oder kann als Weiterleitung auf die Smartphones der Mitarbeiter eingerichtet werden.
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Empfehlungen für Sie und Ihre Mitarbeiter
Während der Heimarbeitsplatz von einigen Mitarbeitern vielleicht schon herbeigesehnt wurde, tun sich andere mit der neuen Arbeitssituation eher schwer. Es fehlt der Austausch mit den Kollegen und generell die tägliche Routine. Um als Geschäftsführer hier die Produktivität aufrecht zu erhalten, können Sie Ihren Mitarbeitern einige Empfehlungen für die Zeit im Home Office an die Hand geben.
Trennung von Lebensbereich und Arbeitsbereich
Im gewohnten Büroalltag herrschte eine strikte Trennung zwischen Privatleben und Alltagswelt. Wenn Mitarbeiter nun allerdings gezwungen sind, zuhause weiterzuarbeiten, ist eine solche Trennung nicht mehr ohne weiteres möglich. Die E-Mails werden am Frühstückstisch gelesen oder der Laptop auf der Couch platziert. Je mehr die Arbeit jedoch mit dem Privatem verschmilzt, desto schwieriger wird es für jeden, nach Feierabend wirklich abzuschalten. Aber auch für eine produktivere Arbeitsweise ist es sinnvoll, Ablenkungen einzudämmen und einen klar strukturierten Arbeitsort zu haben. Nicht in jedem Haushalt ist das so einfach in Form eines Arbeitszimmers umsetzbar. Gerade für mehrere Wochen der Heimarbeit ist jedoch ein klar vorgegebener Arbeitsbereich sehr wichtig. Dieser Ort sollte ausschließlich der Arbeit dienen und nicht zusätzlich für andere Aktivitäten genutzt werden. Achten Sie bei der Auswahl Ihres Arbeitsbereichs unbedingt auf wichtige Faktoren wie Tageslicht und Frischluftzufuhr.
Die richtige Ausstattung
Für produktives Arbeiten braucht es in der Regel mehr als nur einen Computer. Gerade auf Dauer ist am Heimarbeitsplatz Komfort mitentscheidend, gerade was die täglichen Aufgaben betrifft. Wer viel telefoniert, für den ist ein bequemes Headset empfehlenswert. Damit die Telefonanlage auch weiterhin funktional bleibt, ist ein kurzfristiger Umstieg auf Cloud-Telefonie unerlässlich. Auf diese Weise können die Mitarbeiter weiter untereinander und mit den Kunden in Verbindung bleiben. Die entsprechenden IT-Lösungen für dieses Unterfangen, stellen wir Ihnen gern zur Verfügung. Wer die Auslastung des Internets bei den Mitarbeitern fürchtet, sollte Backup-Lösungen wie Internet-Sticks organisieren. Somit können Ausfallzeiten gut kompensiert werden und die effektive Arbeit bleibt bestehen.
Interne Kommunikation
Der große Vorteil eines Heimarbeitsplatzes ist ohne Zweifel der erhöhte Fokus Ihrer Mitarbeiter. Konzentriertes Arbeiten ist in den eigenen vier Wänden im Regelfall leichter, als im überfüllten Büro. Das kann jedoch auch dazu führen, dass der gewohnte Informationsfluss etwas ins Stocken gerät. Es ist deshalb dazu anzuraten, Mitarbeitern auch weiterhin den Kontakt untereinander zu ermöglichen. Schon jetzt existieren zu diesem Zweck verschiedene Lösungen, von Instant Messengern bis hin zu Videokonferenzen. Natürlich bleibt auch immer die klassische E-Mail eine Funktion. Als Geschäftsführer sollten Sie für die Zeiten im Homeoffice darauf achten, dass wichtige Änderungen stets an alle Mitarbeiter kommuniziert werden und ein Austausch auch weiterhin ungehindert stattfindet.
Dokumentation von Fortschritt und Arbeitszeit
Ob ein Mitarbeiter wirklich produktiv arbeitet, ist im Büro deutlich leichter nachzuvollziehen, als im Home-Office. Raten Sie Ihren Mitarbeitern deshalb dazu, alle geleisteten Arbeiten zu dokumentieren. Das dient nicht nur der Rückmeldung, sondern hat verschiedene Vorteile für den Mitarbeiter. Erstens ist dieser gewappnet für den Fall, dass Rückfragen zu seiner Arbeit kommen. Der dokumentierte Fortschritt hilft zur besseren Einschätzung von Projekten und kann genutzt werden, um andere Kollegen auf den neusten Stand zu bringen. Gewissermaßen dient eine solche Dokumentation der Arbeit immer dazu, sich selbst zur Verantwortung zu ziehen. Hieran können Mitarbeiter erkennen, ob sie das tägliche Arbeitspensum erfüllen können oder weiterer Optimierungsbedarf besteht.
Routinen entwickeln
Im Homeoffice fehlt es an all den Routinen und Regelmäßigkeiten, die im Büro noch ganz selbstverständlich waren. Damit die Produktivität nicht darunter leidet, ist es in jedem Fall empfehlenswert auch weiterhin bestimmte zeitliche Strukturen einzuhalten. Natürlich lockt das Homeoffice mit Bequemlichkeiten, die im Büro nicht gegeben waren. Da kann es schon mal passieren, dass Mitarbeiter das Frühstück etwas ausdehnen und fünf Minuten später am Arbeitsplatz erscheinen. Zeit wird vertrödelt, die sonst effektiv genutzt werden konnte. Es ist daher ratsam, auch im Homeoffice eine klare Routine einzuhalten. Stehen Sie zu einem festen Zeitpunkt auf, machen Sie sich fertig, als würden Sie ins Büro gehen und erscheinen Sie pünktlich an Ihrem Heimarbeitsplatz. Indem Sie die Tage im Homeoffice ähnlich strukturieren, wie Bürotage, können Sie der eigenen Produktivität einen Boost versetzen und werden schnell einen besseren Arbeitsfluss spüren.
Feierabend
Was im Büroalltag noch klar definiert war, ist im Homeoffice gar nicht mal so leicht. Mitarbeiter tendieren dazu, schnell eine Art Tunnelblick zu entwickeln. Die Arbeit wird dabei mehr und mehr auch in die Freizeit übernommen. E-Mails werden am Wochenende geschickt oder das Arbeitstelefon bleibt eingeschaltet, falls doch noch ein Anruf kommt. Ein solches Verhalten zehrt schnell an den Energiereserven und es droht ein Burn-Out. Von Work-Life-Balance keine Spur. Aus diesem Grund ist es ratsam, klare Arbeitszeiten einzuhalten und den Arbeitsbereich im Anschluss daran wieder zu verlassen. Schalten Sie Telefon und Computer ab und lassen Sie Mails auch nicht auf private Profile weiterleiten. Auf diese Weise wird garantiert, dass die Mitarbeiter sich außerhalb der Arbeitszeit ausreichend erholen können und am nächsten Werktag wieder erfrischt mit der Arbeit beginnen können.
Sollten Sie noch Fragen zum Thema Telearbeit und Homeoffice haben, kontaktieren Sie uns gern. Wir unterstützen Sie bei internen Digitalisierungsprozessen und verhelfen Ihrem Unternehmen zu sicheren Heimarbeitsplätzen.
