Die Einführung der E-Rechnungspflicht bringt bedeutende Änderungen für Unternehmen mit sich. Doch was genau bedeutet die E-Rechnungspflicht und wie wirkt sie sich auf den Geschäftsalltag aus? Im Folgenden werden die wichtigsten Punkte erläutert, um ein besseres Verständnis zu schaffen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist die digitale Form einer herkömmlichen Papierrechnung. Im Gegensatz zur Papierrechnung stellt sie die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar, üblicherweise im XML-Format. Diese Strukturierung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung durch den Empfänger und entspricht dem europäischen Rechnungsstandard EN16931.
Warum wird die E-Rechnungspflicht eingeführt?
Die E-Rechnungspflicht basiert auf dem Wachstumschancengesetz, das am 22. März 2024 vom Bundesrat verabschiedet wurde. Dieses Gesetz zielt darauf ab, die deutsche Wirtschaft zu stärken, indem administrative und steuerliche Hürden abgebaut werden. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht soll insbesondere die Digitalisierung vorangetrieben und ökologische Nachhaltigkeit gefördert werden. Durch die E-Rechnungen sollen die Prozesse effizienter gestaltet und Kosten gesenkt werden.
Wer ist betroffen?
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle in Deutschland ansässigen B2B-Unternehmen (Business-to-Business) verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Für den B2G-Bereich (Business-to-Government) gilt diese Pflicht bereits seit 2020. Der B2C-Bereich (Business-to-Consumer) ist von der E-Rechnungspflicht derzeit nicht betroffen.
Übergangsfristen und Regelungen
Für den schrittweisen Umstieg auf elektronische Rechnungen gelten folgende Übergangsfristen:
- Ab dem 1. Januar 2025 müssen B2B-Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Papier- und PDF-Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig. Kleinbetragsrechnungen bis zu einem bestimmten Betrag können weiterhin in Papierform versendet werden.
- Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers nur noch versendet werden, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers unter einem bestimmten Schwellenwert liegt.
- Ab dem 1. Januar 2028 sind alle B2B-Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen, einschließlich Kleinbetragsrechnungen.
Vorteile der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung bringt sowohl für Rechnungssteller als auch für Rechnungsempfänger zahlreiche Vorteile mit sich:
- Kostenreduktion: Wegfall von Papier-, Druck- und Versandkosten.
- Bessere Liquidität: Schnellere Zahlungseingänge durch Wegfall von Postwegen und manuellen Datenerfassungen.
- Zeitersparnis: Automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten.
- Geringere Fehlerquote: Minimierung menschlicher Fehler bei der manuellen Datenübertragung.
- Skonto-Nutzung: Bessere Nutzung von Skontofristen durch schnellere Verarbeitung.
- Ordnung und Übersicht: Digitale Ablagesysteme ersetzen Pendelordner und Papierchaos.
Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht
Unternehmen sollten frühzeitig auf eine Rechnungssoftware umsteigen, die E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen kann. Dadurch haben Mitarbeiter genügend Zeit, sich mit den neuen Arbeitsabläufen vertraut zu machen und den Übergang reibungslos zu gestalten.
Mit der E-Rechnungspflicht steht ein bedeutender Schritt zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung in der Rechnungsstellung bevor. Unternehmen sollten diese Gelegenheit nutzen, um ihre Prozesse zu optimieren und sich für die Zukunft zu rüsten.
E-Rechnungen mit JTL-Wawi
Wie die Einstellungen zur E-Rechnungspflicht in JTL-Wawi umgesetzt werden, ist noch nicht bekannt. In den JTL-Foren findet man bereits eine erste Diskussion zu diesem Thema. Die Einführung der E-Rechnung soll voraussichtlich zum Herbst dieses Jahrs erfolgen, genaue Informationen sind jedoch noch nicht verfügbar.
Wie die geplante Tarifumstellung von JTL mit all diesen Änderungen zusammenhängt, wird sich in naher Zukunft zeigen. Falls Sie generell noch keine Informationen zur Tarifumstellung erhalten haben, bieten wir Ihnen gerne eine entsprechende Beratung an. Schauen Sie dafür hier vorbei.
Informationsquelle: DIHK
