Das Wichtigste in Kürze

  1. Seit dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer, verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können.
  2. Bis zum 31. Dezember 2026 gilt eine Übergangsphase, in der Papier- und PDF-Rechnungen akzeptiert werden, wobei PDF-Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig sind.
  3. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro für inländische B2B-Geschäfte E-Rechnungen ausstellen.
  4. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnungspflicht für sämtliche inländischen B2B-Umsätze unabhängig von der Umsatzhöhe verpflichtend.

E-Rechnungspflicht: Wer ab wann betroffen ist

Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt – das ist häufig der Punkt, an dem Missverständnisse entstehen. Seit dem 1. Januar 2025 besteht nur die Verpflichtung, E-Rechnungen empfangen zu können. Die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, beginnt erst in den Jahren 2027 und 2028, abhängig von Ihrem Umsatz.

Dieser Artikel bringt Ihnen den aktuellen Stand vom September 2026 näher.

Was eine E-Rechnung ist, und was nicht dazu zählt

Unter einer E-Rechnung versteht man eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übertragen und empfangen wird. Dies ermöglicht eine automatische Verarbeitung, basierend auf der europäischen Norm EN 16931.

Entscheidend für viele ist die Abgrenzung: Eine Rechnung, die als PDF per E-Mail geschickt wird, ist keine E-Rechnung. Auch eingescanntes Papier zählt nicht dazu. Beide Varianten sind im Sinne der Regelung „sonstige Rechnungen“, da sie für Computer nicht direkt lesbar sind. Der Unterschied liegt nicht im Übertragungsweg, sondern in der strukturierten Darbietung der Daten.

In Deutschland sind hauptsächlich zwei Formate gängig. XRechnung ist ein reines XML-Format, das für Menschen ohne Hilfsmittel nicht lesbar ist und vor allem im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern genutzt wird. ZUGFeRD ist ein Hybridformat, das eine normale PDF-Datei mit einem eingebetteten XML-Datensatz kombiniert. Personen sehen die gewohnte Rechnung, während Maschinen den Datensatz lesen. Für viele Unternehmen ist ZUGFeRD in der Übergangsphase praktischer.

Die Fristen im Überblick: 2025, 2026, 2027 und 2028

Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht. Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, unabhängig von der Unternehmensgröße. Diese Anforderung gilt auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach und geeignete Software zum Lesen der Formate genügen. Eine Einwilligung des Geschäftspartners zum Empfang einer E-Rechnung ist nicht nötig.

Bis 31. Dezember 2026: Übergangsregelung. Bis dahin dürfen Sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen senden, sofern der Empfänger zustimmt.

Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht ab 800.000 Euro Umsatz. Wenn Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag, müssen Sie für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen. Liegt Ihr Umsatz darunter, haben Sie ein weiteres Jahr Zeit.

Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle. Die umsatzabhängige Erleichterung entfällt. Ab diesem Zeitpunkt gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz.

Diese Regelungen betreffen ausschließlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen, während für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber bereits spezielle Vorgaben existieren.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht: Kleinunternehmer, Kleinbeträge, steuerfreie Umsätze

Dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit sind:

  • Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG. Durch das Jahressteuergesetz 2024 sind sie von der Ausstellungspflicht ausgenommen und können weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Wichtig: Diese Befreiung gilt nur für das Ausstellen. Kleinunternehmer müssen seit 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gemäß Paragraf 33 UStDV.
  • Fahrausweise.
  • Bestimmte steuerfreie Umsätze nach Paragraf 4 Nr. 8 bis 29 UStG, wie Finanzdienstleistungen, Vermietungen oder Heilbehandlungen.

Diese Ausnahmen sind Erleichterungen und keine Verbote. Sie können freiwillig E-Rechnungen ausstellen, auch wenn Sie nicht dazu verpflichtet sind.

Gesetzliche Grundlage der E-Rechnungspflicht

Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen ergibt sich aus dem Wachstumschancengesetz, dem der Bundesrat am 22. März 2024 zugestimmt hat. Dieses Gesetz hat § 14 UStG neu formuliert. Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz zwischen strukturierten E-Rechnungen nach EN 16931 und sonstigen Papier- oder anderen elektronischen Rechnungen. Die abgestuften Übergangsfristen zur Ausstellung sind in § 27 Absatz 38 UStG geregelt.

Das Bundesministerium der Finanzen hat die Interpretation dieser Vorschriften in zwei Schreiben dargelegt. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 beschreibt die Formate, den Empfang, Übergangsregelungen und die Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug. Das Ergänzungsschreiben vom 15. Oktober 2025 ergänzt dies um drei Fehlerkategorien: Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler. Eine Datei mit Formatfehlern wird nicht als E-Rechnung anerkannt, sondern als sonstige Rechnung. Zudem wird klargestellt, dass der strukturierte Teil einer E-Rechnung mindestens acht Jahre unverändert aufzubewahren ist.

Die Befreiung für Kleinunternehmer von der Ausstellungspflicht wurde erst im Jahressteuergesetz 2024 aufgenommen und ist in § 34a UStDV festgeschrieben. Antworten auf häufige Fragen veröffentlicht das Ministerium in seiner FAQ-Sammlung zur E-Rechnung.

Dieser Überblick ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Klären Sie die Auswirkungen dieser Vorschriften auf Ihre Umsätze am besten mit Ihrem Steuerberater.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung erstelle?

Solange Sie von der Übergangsregelung profitieren, ändert sich zunächst nichts: Bis Ende 2026 sind weiterhin traditionelle Rechnungen im B2B-Bereich zulässig. Sobald die Pflicht für Sie gilt, hat eine PDF- oder Papierrechnung an einen inländischen Geschäftskunden jedoch Konsequenzen.

Keine ordnungsgemäße Rechnung. Nur eine E-Rechnung erfüllt die Ansprüche der §§ 14 und 14a UStG. Eine anders ausgestellte Rechnung gilt als nicht ordnungsgemäß und verweigert dem Empfänger grundsätzlich den Vorsteuerabzug.

Das Risiko trägt Ihr Kunde. Zwar kann der Vorsteuerabzug erfolgen, wenn alle notwendigen Angaben zur Prüfung vorliegen und die Rechnung inhaltlich korrekt ist. Doch darauf möchte sich kaum ein Kunde verlassen. Er kann eine E-Rechnung verlangen, die die ursprüngliche Rechnung korrigiert. Dies bedeutet für Sie zusätzliche Arbeit, während Ihr Kunde möglicherweise Rückfragen in der Buchhaltung hat.

Zurückweisung und spätere Zahlung. Ihr Kunde kann die Rechnung zurückweisen und auf das gesetzlich vorgeschriebene Format bestehen. Dies kann die Zahlung verzögern, bis die korrekte E-Rechnung vorliegt.

Bußgeld. Es gibt keinen spezifischen Bußgeldtatbestand für ein falsches Format. In Fachkreisen wird diskutiert, ob § 26a Absatz 2 Nr. 1 UStG, der eine Geldbuße bis zu 5.000 Euro für nicht oder nicht rechtzeitig ausgestellte Rechnungen vorsieht, auch bei einer PDF anstelle einer E-Rechnung Anwendung findet.

Archivierung. Ungeachtet des Rechnungsformats besteht die Aufbewahrungspflicht weiterhin. Eingehende E-Rechnungen müssen in ihrer XML-Form unverändert nach den GoBD archiviert werden, anderenfalls droht bei einer Betriebsprüfung eine Beanstandung.

Wie sehr diese Punkte Sie betreffen, hängt von Ihrem individuellen Fall ab. Konsultieren Sie Ihre Steuerberatung, bevor Sie sich auf eine Übergangsregelung verlassen.

E-Rechnung vorbereiten: Was Sie jetzt konkret tun sollten

Zunächst bietet sich eine Bestandsaufnahme an, die oft kleiner ausfällt als gedacht.

Prüfen Sie Ihren Empfang. Sind Sie in der Lage, eine eingehende XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung zu lesen und zu verarbeiten? Wenn nicht, schließen Sie diese Lücke schnellstmöglich, da diese Pflicht bereits besteht. Bitten Sie im Zweifel einen Geschäftspartner um eine Testrechnung.

Klären Sie Ihre Stufe. Überprüfen Sie, ob Ihr Umsatz für 2026 über oder unter 800.000 Euro liegt. Das bestimmt, ob Sie ab dem 1. Januar 2027 oder 2028 ausstellen müssen. Wenn Sie knapp an der Grenze liegen, planen Sie besser den früheren Termin ein.

Prüfen Sie die Archivierung. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das aufbewahrungspflichtige Original. Es reicht nicht aus, nur ein PDF zu speichern und das XML zu löschen. Überprüfen Sie, wie Ihr System damit umgeht.

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerbüro. Wenn frühzeitig feststeht, in welchem Format Belege künftig übergeben werden, minimiert das Umstellungsschwierigkeiten.

Informieren Sie Ihre Geschäftspartner. Wenn Sie früher umstellen als nötig, informieren Sie Ihre Kunden. Umgekehrt sollten Sie wissen, ab wann Ihre Lieferanten umstellen.

E-Rechnung in JTL-Wawi erstellen: XRechnung und ZUGFeRD

Mit JTL-Wawi können Sie E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD ausstellen. Die Einrichtung erfolgt über die Ausgabevorlagen im Menü Admin unter Druck-, E-Mail- und Exportvorlagen. Dort wählen Sie das Format und passen die Vorlage an.

Die integrierte Validierung ist praktisch: Über das Menü Verkauf können Sie die erzeugten Rechnungen gegen die Formatvorgaben prüfen, bevor sie versendet werden. Dies ist besonders in der Umstellungsphase wichtig, da Fehler häufig im strukturierten Datensatz und nicht im sichtbaren PDF auftreten.

Zwei häufige Probleme sollten Sie beachten: Erstens müssen alle Stammdaten vollständig sein, da Pflichtfelder wie Steuernummern und vollständige Anschriften bei einer E-Rechnung unerlässlich sind. Zweitens benötigen Sie die korrekte Zustelladresse für Ihre Geschäftskunden, da größere Empfänger E-Rechnungen oft nur über einen bestimmten Kanal akzeptieren.

Sollten Sie bei der Einrichtung unsicher sein, unterstützen wir Sie als JTL-Servicepartner gerne bei der korrekten Konfiguration von Vorlagen, Stammdaten und Versandwegen.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Gilt die E-Rechnungspflicht seit 2025 für alle?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, beginnt gestaffelt ab 2027 und 2028.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein, reines PDF zählt nicht als E-Rechnung, da die Daten nicht strukturiert sind. Erst mit einem maschinenlesbaren Datensatz nach EN 16931, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML, handelt es sich um eine E-Rechnung.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein, Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht befreit. Allerdings müssen sie E-Rechnungen empfangen können, eine Pflicht, die bereits gilt.

Was ist die 800.000-Euro-Grenze?

Diese entscheidet, ob Sie 2027 oder 2028 mit dem Ausstellen von E-Rechnungen beginnen müssen. Der Umsatz des Vorjahres ist ausschlaggebend – für den Stichtag 1. Januar 2027 zählt der Umsatz von 2026.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein, betroffen sind Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Verbraucher sind ausgeschlossen.

Muss ich Rechnungen unter 250 Euro als E-Rechnung ausstellen?

Nein, Rechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen, Sie können es jedoch freiwillig tun.

Welches Format soll ich wählen, XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide erfüllen die Anforderungen. ZUGFeRD ist oft praktischer, da der Empfänger weiterhin eine lesbare PDF-Datei erhält. XRechnung ist notwendig, wenn Ihr Empfänger es verlangt, was oft bei öffentlichen Auftraggebern der Fall ist. Orientieren Sie sich an den Anforderungen Ihrer Geschäftspartner.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Es gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Wichtig ist, dass der strukturierte Datensatz selbst unverändert aufbewahrt wird, nicht nur eine Bildschirmdarstellung oder ein Ausdruck.

Was brauche ich, um E-Rechnungen empfangen zu können?

Zum Empfang benötigen Sie lediglich ein gewöhnliches E-Mail-Postfach, ein spezielles Rechnungspostfach ist nicht erforderlich. Dazu brauchen Sie ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigen und prüfen kann – sei es ein kostenloser Viewer, Ihre Buchhaltungssoftware oder ein Dokumentenmanagementsystem. Wichtig ist zudem eine GoBD-konforme Ablage, in der das XML-Original unverändert und über die gesamte Aufbewahrungsfrist auffindbar bleibt. Ein Ausdruck oder gespeichertes PDF allein ist nicht ausreichend.

Wer muss ab 2026 E-Rechnungen versenden?

Im inländischen B2B-Geschäft ist 2026 noch kein Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Das gesamte Jahr fällt in die Übergangsregelung: Papierrechnungen können bis zum 31. Dezember 2026 ohne Zustimmung verschickt werden, während PDF-Rechnungen und andere elektronische Formate der Zustimmung des Empfängers bedürfen (§ 27 Absatz 38 Nr. 1 UStG). Allerdings müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für öffentliche Auftraggeber gelten andere Regeln: Lieferanten des Bundes und mehrerer Bundesländer müssen bereits seit 2020 XRechnungen einreichen.

Wie wandle ich eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung um?

Das Konvertieren einer bestehenden PDF-Rechnung in eine E-Rechnung ist nicht empfehlenswert. Aus fertigen PDFs lassen sich strukturierte Daten nicht zuverlässig rückgewinnen, und ein nachträglich eingebettetes XML ist so zuverlässig wie das Tool, das es erzeugt. Der richtige Ansatz ist, die Rechnung direkt in einem E-Rechnungsformat in Ihrer Warenwirtschaft oder Rechnungssoftware zu erstellen. Wie das in JTL-Wawi über die Ausgabevorlagen funktioniert, wird im Abschnitt „E-Rechnungen mit JTL-Wawi“ erläutert.

Zählen nur B2B-Umsätze zur 800.000-Euro-Grenze?

Nein. Entscheidend ist der Gesamtumsatz gemäß § 19 Absatz 2 UStG, also die Summe aller steuerbaren Umsätze des Vorjahres, einschließlich Umsätzen an Privatkunden sowie steuerfreien Ausfuhren. Ausgenommen sind nur bestimmte steuerfreie Umsätze, z.B. aus Vermietungen oder Heilbehandlungen, sowie Verkäufe von Anlagevermögen. Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, müssen Sie ab 2027 E-Rechnungen ausstellen.

Welche Nachteile hat die E-Rechnung?

Der Aufwand liegt vor allem in der Anfangsphase: Auswahl oder Aktualisierung der Software, Vervollständigung der Stammdaten, Einrichtung der Vorlagen, Klärung der Archivierung des XML-Originals und Abstimmung der Zustellwege mit den Kunden. Kleine Betriebe empfinden dies möglicherweise als zusätzliche Bürokratie, da der Nutzen erst später sichtbar wird. Dem stehen jedoch weniger Erfassungsfehler, die automatische Verarbeitung auf beiden Seiten und der Wegfall manueller Eingaben gegenüber. Unternehmen, die bereits eine Warenwirtschaft nutzen, bewältigen die Umstellung in der Regel mit überschaubarem Aufwand.

Dieser Beitrag gibt den Stand vom September 2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die Beurteilung Ihres konkreten Falls wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.