Überblick
XRechnung und ZUGFeRD sind anerkannte E-Rechnungsformate, die auf der europäischen Norm EN 16931 basieren. Während XRechnung ausschließlich als XML-Datei existiert, kombiniert ZUGFeRD ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Für viele Onlinehändler, die vorwiegend Geschäftskunden bedienen, erweist sich ZUGFeRD als praktischer, da Empfänger weiterhin eine lesbare PDF-Rechnung erhalten. Die XRechnung ist notwendig, wenn der Empfänger dies explizit fordert, etwa bei Behörden und Großunternehmen. Dank Softwarelösungen wie JTL-Wawi können Sie flexibel auf die Anforderungen Ihrer Kunden reagieren und das passende Format auswählen.
XRechnung im Detail
XRechnung ist der Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland, entwickelt und gepflegt von der KoSIT. Die aktuelle Version ist 3.0. Als XML-Datei konzipiert, entspricht sie der EN 16931 und enthält spezifische deutsche Elemente wie die Leitweg-ID für die korrekte Zuordnung eingehender Rechnungen bei Behörden.
In der Praxis bedeutet dies: Eine XRechnung zeigt keinerlei grafische Darstellung der Rechnung. Das Öffnen ohne geeignete Software zeigt lediglich Code an. Für die Verarbeitung benötigen Empfänger ein XML-fähiges System, wie es viele moderne Buchhaltungslösungen bieten, wohingegen einfache PDF-Viewer nicht ausreichen.
ZUGFeRD im Detail
Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wird in Zusammenarbeit mit Factur-X, dem französischen Pendant, entwickelt. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5.2. Als PDF/A-3-Datei enthält es sowohl die lesbare Rechnung als auch eine XML-Datei mit strukturierten Daten.
ZUGFeRD bietet verschiedene Profile mit unterschiedlichem Datenumfang: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen nicht die E-Rechnungsanforderungen des Bundesministeriums für Finanzen und sind daher nicht zulässig. Mindestens das Profil EN 16931 sollte genutzt werden, um allen Anforderungen gerecht zu werden.
XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Lesbarkeit ohne Software | Nein | Ja, das PDF ist lesbar |
| Grundlage | EN 16931 mit deutschen Besonderheiten | EN 16931, unterschiedliche Profile |
| Gesetzliche Anerkennung | Ja | Ja, ab Version 2.0.1, mit Einschränkungen |
| Typische Anwendung | Behörden, große Unternehmen | Unternehmen aller Größen im B2B |
| Leitweg-ID | Notwendig für Behörden | Optional im Profil XRECHNUNG |
| Validierung | Gegen XRechnung-Regeln | Gegen EN 16931 und Profil |
| Anforderung an Empfänger | XML-kompatible Software nötig | Lesbar ohne Software, XML für automatische Verarbeitung |
| Archivierung | XML ist das Original | PDF und XML in einer Datei, XML ist maßgeblich |
| Versandweg | E-Mail, Upload, Peppol | Meist E-Mail-Anhang |
Ein wichtiger Aspekt bei der Archivierung von ZUGFeRD-Rechnungen: Der XML-Teil ist entscheidend für den Vorsteuerabzug. Wenn das PDF abweichende Informationen enthält, könnte es als separate Rechnung betrachtet werden. Es ist entscheidend, dass beide Teile aus den gleichen Daten erstellt werden.
Entscheidungshilfe: Welches Format ist das Richtige für Sie?
Die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD hängt von den Anforderungen Ihrer Kunden ab.
Welche Kunden bedienen Sie? Verkaufen Sie hauptsächlich an Unternehmen und verschicken Rechnungen per E-Mail als PDF? Dann ist ZUGFeRD sinnvoll, da es den Umstellungsaufwand reduziert und Ihre Kunden weiterhin ein PDF erhalten, während sie das XML für die Automatisierung nutzen können.
Liefern Sie an Behörden oder große Unternehmen? Öffentliche Auftraggeber verlangen oft XRechnung, die über Plattformen eingereicht wird. Auch große Unternehmen fordern zunehmend XRechnung oder Peppol-Versand.
Wie sind Ihre Verkäufe über Marktplätze organisiert? Auf Plattformen wie Amazon oder eBay gelten oft spezifische Anforderungen an hochgeladene Rechnungen. Prüfen Sie die Anforderungen und passen Sie Ihre Warenwirtschaft entsprechend an.
Wenn Sie beide Kundengruppen bedienen, empfiehlt sich eine flexible Strategie: Verwenden Sie ZUGFeRD als Standard und XRechnung, wenn es gefordert wird. Ihre Software sollte in der Lage sein, das Format je nach Kunde festzulegen. Weitere Informationen zur E-Rechnungspflicht finden Sie in unserem Artikel zur E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Umsetzung in JTL-Wawi
Mit JTL-Wawi können Sie sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD nutzen. Die Konfiguration erfolgt in der Vorlagenverwaltung: Unter Admin und dem Menüpunkt Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen finden Sie die entsprechenden Einstellungen für ZUGFeRD und XRechnung. Die Nutzung erfordert JTL-Wawi ab Version 1.11 und entsprechende Vorlagen. Für Behördenrechnungen richten Sie ein Feld für die Leitweg-ID ein.
Vor dem ersten Versand ist eine Validierung der Rechnungen empfehlenswert. Häufige Fehlerquellen sind unvollständige Stammdaten wie IBAN, Steuernummer oder Adressinformationen. Ausführliche Anleitungen finden Sie im JTL-Guide unter ZUGFeRD-Rechnungen ausstellen und XRechnungen ausstellen. Bei Bedarf unterstützen wir Sie gern als JTL Service Partner Platinum.
Häufige Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD
Was ist besser, XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate haben ihre Berechtigung. ZUGFeRD ist im B2B-Bereich oft praktischer, während XRechnung bei bestimmten Kunden erforderlich ist. Entscheidend ist, welches Format Ihre Kunden verarbeiten können.
Kann ich beide Formate parallel nutzen?
Ja, das ist möglich. Sie können ZUGFeRD als Standardformat und XRechnung für spezifische Kunden verwenden. Moderne Warenwirtschaftssysteme ermöglichen eine solche Differenzierung.
Gelten beide als E-Rechnung nach § 14 UStG?
Ja, sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) sind als E-Rechnung anerkannt, ausgenommen ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL.
Muss ich ZUGFeRD-Rechnungen als PDF und als XML archivieren?
Nein, die gesamte ZUGFeRD-Datei wird gespeichert. Der XML-Teil ist steuerlich relevant. Ein Ausdruck ersetzt die digitale Datei nicht.
Welches ZUGFeRD-Profil sollte ich wählen?
Verwenden Sie mindestens das Profil EN 16931, da die Profile MINIMUM und BASIC WL die Anforderungen nicht erfüllen. EXTENDED ist für besondere Geschäftsvorfälle gedacht, aber im Standard-Onlinehandel selten notwendig.
Dieser Artikel informiert über den Stand im September 2026 und ersetzt keine steuerliche Beratung. Bei spezifischen Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.